Birçok sinema filminde ve dizide artık mizah konusu olarak işlenen “ofis yaşamı” klasik anlamda gerçekten eşsiz bir mizah madeni.

Çalışanlar, ofis kuralları, servis araçları, yemek ve molalar, ofis eşyaları, kırtasiye malzemeleri, yazıcılar, insan kaynakları-muhasebe-idari işler gibi tarihi departmanlar, duyuru mailleri, powerpoint sunumlarının kendine has kutsallığı, danışmanlar, denetimler, yönetim kurulları, iş ingilizcesi, kişisel gelişim toplantıları, geziler, piknikler ve daha onlarca kalem konu var.

Madmen dizisinin çizdiği 1960’ların Amerika’sındaki iş hayatı ortamı ve kuralları on yıllar boyunca tüm dünyada standart olarak kabul görmüş olacak ki halen birçok kurumda çok şeyin değişmediğini görebiliriz. Artık belki ofiste sigara içilmiyor ama iş yapış yöntemi ve kurum organizasyonları uzun yıllardır hep aynı.

Teknoloji gelişimi hızla insan iş gücünü makineler ile ikame ederken maalesef organizasyon yapıları bu hıza yetişemiyor. Örneğin önceden 9 kişi ile yürütülen bir süreci şimdi 1 robot (yazılım) + 1 kişi yapabiliyor ama 9 kişi zamanındaki insan çalışma yöntemi ve organizasyon işleyişi çoğunlukla aynı kalıyor.

Öncelikle insanlar ofislere geliyorlar (benim buradaki konum da bu ofise gelme konusu). Masalarına oturuyorlar. Telefonları çalıyor, konuşuyorlar. Bilgisayarlarına epostalar geliyor, iletişiyorlar. Yemeğe çıkıyorlar, çalışıyorlar, ofisten eve dönüyorlar…..

Performansları ölçülürken öncelikle bu rutine devam koşulu aranıyor. Yani ofise gelmek. İşe bazen gelip bazen gelmeyen bir çalışanın ilk performans değerlendirmesini görebilmesi bile zor olacaktır.

Çalışanların topyekün ofise gelme zorunluluğu en başta bahsettiğim klasik ofis ambiyansını yaratıyor. O mizahi değeri yüksek ortamı… Herkes hergün ofiste. Sıkı kurallar var, giyilecek kıyafetlerden içilecek kahveye kadar standartlar sözkonusu. Toplantı ve yönetici deryası! (Basecamp kurucusu Jason Fried’ın deyimi ile başbelası/dikkat dağıtıcı M&M’ler – managers and meetings)

İnsan kaynakları departmanları performans yönetimi konusunda birçok yöntem geliştirdiklerini uyguladıklarını söylerler fakat bu yöntemler zaman-mekan bağımlılıklarını ortadan kaldırmak konusuna eğilmezler. Aksine klasik sistem gardiyanlığı yaparlar. Oysa ki performans yönetimi için saatleri saymadan “işi” sayabilen bir yöntem yeterli olsa çalışanların görevleri gereği iyi yapmak zorunda oldukları işi nerede ve hatta belki hangi zaman diliminde yaptıklarının önemi kalmayabilir.

Örneğin bir satış ekibi üyesi hiç ofise gelmese ama haftalık satış ziyaretlerini eksiksiz yapıyor ve “iş” gereğini yerine getiriyor olsa, ofise gelme zorunluluğundan kurtularak daha verimli çalışma şansı yakalamaz mı? Bir raporlama uzmanı haftasonuna kadar yetiştirmesi gereken raporları geceleri çalışarak hazırlasa, hiç işe gelmese, hatta gündüzleri ulaşılmaz olsa ama raporlarını zamanında teslim etse “iş”ini yapmış sayılmaz mı?

İşlerin tanımları ve gereksinimleri elverdiği sürece çalışanları ofislere ve mesai saati dilimlerine hapsetmekten dolayı yaşanan verimsizliği ölçebilsek karşımıza ne çıkardı acaba? Sabah 8:30’da masasındaki yerini alan ama kahvaltısıyla çayıyla kahvesiyle internet gazetesiyle facebookuyla twitterıyla (eskiden bu internet zaman kayıplarını IT dehalarımız engelleyebiliyordu, akıllı telefonlar bunu da aştı) saati 11 yapan, 1 saat işlere bakan ve 12’de kendini yemeğe gönderen bir çalışanı klasik sistem “çalışıyor” sayacaktı. Fakat öte yandan yine de bu çalışandan “iş” görevlerini bitirmesini bekleyecekti sistem (performansını ölçecekti). Böyle ise yani başarısını ortaya çıkardığı işle ölçüyor isek neden 8 buçukta masasına sabitleyelim?

1- Telefonlarına bakması lazım
2- İşyerindeki bilgisayarı kullanması lazım
3- Toplantılar var katılması lazım
4- Birisi birşey sormak istediğinde çalışanı bulup sorması lazım
5- Kağıt temelli işler var, imzalar var, formlar var

Telefonuna ofis dışından yanıt verebilse (mobil santral gibi bir yöntem ile), işyerindeki bilgisayarına zorunlu olmasa veya bilgisayar taşınabilse, toplantılar daha iyi planlansa, sözlü iletişim yerine elektronik iletişim sağlansa bu engeller aşılabilir mi?

Bağımlılıklardan en güçlüsü ofisteki yerel ağ, yazılım, e-posta gibi sistemler. Artık bulut teknolojileri (örneğin Google Apps) çalışanlara mekan bağımsız çalışma şansını çok çok sağlıyor, yani önyargılar kırılırsa yapılabilir. Mesela “şirket verileri şirket dışında nasıl dolaşır” önyargısı; unutmayalım ki en sıkı IT kurgularında bile insan faktörü bilgi sızmalarını mümkün kılabiliyor.

Toplantıları ve fiziki sözlü iletişimleri biçimlendirmek de çok önemli. 3 saat sürecek bir toplantıya 6 kişi katılıyor ise o toplantı aslında 18 saat sürüyordur. Çünkü toplamda 6 kişinin 18 saatini harcıyorsunuz. Yazışmalar ile sonuca ulaşabilecek hatta daha sağlıklı ilerleyecek konular için “toplanmak” alışkanlıklarımızı gözden geçirmek bir başlangıç noktası olabilir. Öte yandan sözlü iletişimleri ise yazılı yapmak zaten teknik olarak daha sağlıklıdır. Öyle ki sözlü iletişimlerin ciddi yüzdesinin “iş dışı” konularda olduğunun farkına varmak ise başlı başına bir artı 🙂

Kağıt üzerine kurulu sistemler ise günümüz teknikleri ile kolaylıkla elektronik ortama aktarılabiliyor. İzin formundan masraf beyanına, fatura onayından avans formuna kadar onlarca döküman fiziki formundan kurtulabiliyor. Hatta bir muhasebe çalışanı bir tedarikçi faturasını fiziki olarak görmeden işlem yapabiliyor, yöneticiler faturalara dokunmadan onay verebiliyor.

Trafikte her gün 3-4 saat kaybetmeyen, gerçekten verimli olacağı saatlerde dikkat dağıtıcılardan yalıtılmış halde çalışabilen, iletişini çoğunlukla yazılı yapan, dünya’nın herhangi bir yerinde internete bağlanması yeterli halde çalışan, gerçekten önemli toplantılar için ofise gelen, arkadaş ortamı sosyal ortam için ofise bu amaçla gelen, ofis rutini olmayan, kendi zamanını özgürce yöneten çalışanların daha verimli daha mutlu olabileceğini öngörmek çok iyimser olmaz herhalde.

Son 4 yıldır çalıştığım büyük organizasyonda ofis çalışanları için yukarıda genel olarak anlatmaya çalıştığım esnek modeli bir seçim bir tercih olarak çalışanlarımıza sunuyoruz. Muhasebe ekibinden satışa, yazılımcıdan raporlarma uzmanına kadar birçok arkadaşım bu seçeneği kullanıyor. Google Apps, Mobil santral, Zoho, akıllı telefonlar, mobil imza, 3g, taşınabilir bilgisayarlar gibi birçok parça ile böyle bir kurguyu çalıştırıyoruz ve şu ana kadar verimli olduğunu gözlemliyoruz. Örneklersem; bir lokasyonumuzda 300 ofis çalışanı 100 kişilik fiziki ofiste çalışabiliyor; hedef daha da küçülecek bir ofis! 🙂