Kayıtlı Elektonik Posta Hizmeti

kayıtlı e-mail

E-postanın nekadar önemli bir iletişim aracı olduğu ve iş dünyasında ne kadar hayati olduğu konusunda bir giriş paragrafı yazdığımı varsayın, böylece konuya daha hızlı girelim.

Yeni Türk Ticaret Kanunu düzenlemeleri ve Bilgi Teknolojileri Kurumu BTK’nın yayınladığı yönetmelik tebliğler kapsamına ülkemizde yeni bir dönem başlıyor. Artık epostalar ikiye ayrılıyor: SEP ve KEP. SEP standart e-posta anlamına geliyor yani hergün kullandığımız eposta gönderimi. Gönderdiğimiz standart epostalar maalesef yasal anlamda hiçbir bağlayıcılık içermiyor. Kolayca inkar edilebiliyor. “Mailiniz gelmedi, görmedik, olmadı, almadım, yok, daha yeni gördüm” gibi mazaretler standart epostalarda sık sık karşılaştığımız durumlar. Özellikle ticari ilişkiler gereği işler mahkeme aşamasına ulaştığında mahkemeler epostaları güvensiz olarak görüyor ve somut delil olarak değerlendirmekte çekiniyor.

KEP ise bunlara kesin çözüm getiriyor. Kayıtlı Elektonik Posta anlamına gelen KEP basit bir anlatımla güvenli bir servis sağlayıcı üzerinden teslim edilen, e-imza ve zaman damgası ile gerçekliği ispat edilebilen eposta diye tanımlanıyor. Bu tür epostalar ile artık ticari ilişkilerde yapılan yazışmalar, gönderilen teklifler, sözleşmeler, mutabakat mektupları, ihtar yazıları vb tüm iletişim hukuki olarak geçerli delil niteliğine kavuşacaklar diyebiliyoruz.

Peki nasıl KEP gönderebileceğiz?

Öncelikle KEPHS kavramına biraz açıklık getirmek lazım. Yasal düzenlemeler diyor ki; PTT ve altyapısını hazırlayan anonim şirketler KEPHS olmak için başvurabilir ve olabilir. Yani PTT Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı olacak. Ve başka özel şirketler. PTT’nin bu özelliğe kavuşması önemli keza bildiğiniz üzere yasa bağımlı çalışan birçok kamu kurum ve kuruluşu gerçek ve tüzel kişiler ile resmi iletişimlerini klasik POSTA ile yapıyorlar. PTT size bir kamu tebligatını iadeli taahhütlü posta ile getiriyor, imzanızı alıyor; böylece yasal olarak geçerli bir iletişim kuruluyor. Yeni sistem ile PTT artık bu tip iletişimleri KEP ile kurabilecek, bu bir.

Peki özel sektörden gelecek KEPHS’ler ne yapacak? Yanıt: çok şey. Milyonlarca işletme hergün diğer işletmelerle ve müşterileri ile yazışıyor. Bu yazışmaların içerikleri çok çok çeşitli; borç-alacak takibinden, satış pazarlama aktivitelerine, satınalmadan tedarikçi yönetimine kadar birçok konuda milyonlarca eposta gönderiliyor. Dolayısıyla işletmeler bu epostaların güvenli ve kanıtlı biçimde iletilmesine sıcak bakacaklardır. Yakın zamanda kimse “inkar edilebilir” “ispat edilemez” nitelikteki standart eposta gönderimleri yapmak istemeyecekir; bütçeleri dahilinde önem verdikdileri tüm yazışmaları KEP ile yapma eğiliminde olacaklardır. Bu da çok geniş ve anlamlı bir pazar demek olacaktır.

Gelelim bu hizmetin nasıl verileceğine. Öncelikle KEP gönderimi yapmak için bir KEPHS ile sözleşme imzalayacaksınız. KEPHS sizin gönderim yapmak istediğiniz eposta adresinizi sistemine tanımlayacak; bu tanımlama yasa gereği sizin bir elektronik imza sahibi olmanızı ve bunu hem hesap oluştururken hem de KEP gönderimlerinde kullanmanızı gerektirecek. Burası biraz muğlak keza her KEP gönderiminde e-imza kullanımının pratik karşılığı çok anlamlı olmayabilir. Bunu uygulamada göreceğiz.

KEPHS ile sözleşmenizi yaptınız, hesabınız oluştu. Gönderimler yapacaksınız. Yurtdışı örneklerinde gönderim işi aslında çok kolay. Benim bulunduğum kurumda biz rPost adlı tecrübeli bir kayıtlı eposta gönderim sağlayıcısını kullanıyoruz. Alıcı adreslerinin sonuna eklediğimiz rpost.org eklentisi epostalarımızın KEP olarak gönderilmesini sağlıyor (uluslararası standartlara uygun biçimde). Veya outlook gibi eposta istemcilerine bir kayıtlı eposta gönder butonu ekliyoruz, tek tıklama ile epostamızı KEP olarak gönderiyoruz. Türkiye uygulamasında pratik kullanım bu seviyede kolay olmalı diye umut ediyorum.

Peki gönderimden sonra neler oluyor? KEPHS (benim örneğimde rPost) eposta gönderiminden hemen sonra size “kanıt” belgeleri göndermeye başlıyor; epostanın teslim edildiğini, okunduğunu vb. bilgileri detaylı biçimde görebiliyorsunuz. Ayrıca servis sağlayıcısı size bu iletişim kanıtlarını ve kayıtlarını belirli bir zaman aralığına özel raporlayabiliyor. İşte bu kanıtlar sizin yasal anlamda kullanabileceğiniz kanıtlar oluyorlar.

Temmuz 2012 itibariyle KEPHS olarak çalışmak mümkün oldu. Şimdi bekleyip bu yeni altyapı teknolojisinin iletişim hayatımızı nasıl etkileyeceğini göreceğiz. Umarım mevzuat yığınları altında ezilen bir cılız servis değil de yurtdışındaki örnekleri gibi popüler bir servise dönüşür KEP. Keza e-fatura sistemine geçiş yapan ülkemizde anlamsız denebilecek kısıtlamalar sebebiyle halen yaygınlık sağlanmış değil (e-mühür sahibi olan kurum e-fatura kesebiliyor ama sadece e-mühür sahibi olan bir tarafa fatura kesiyor. Oysa ki özel izinle Turk Telekom bireylere dahi e-fatura düzenleyebiliyor. İşte bu tip gariplikler ortadan kalkmalı).

rPost hakkında LİNK

 

 

Yorumlar

Yorumlar